Technologie zaubert keine guten Prozesse.
Am Anfang steht die Prozessoptimierung
Mit den technologischen Möglichkeiten wachsen auch die Optionen wie Digitalisierung im Mittelstand umgesetzt werden kann. Häufig beginnt die Digitalisierung mit der Automatisierung von einzelnen Arbeitsschritten in einem bestehenden Prozess.
Diese automatisierten Schritte erleichtern den Arbeitsablauf und bieten Vorteile, doch bis zum vollständig digitalen Prozess ist es noch ein langer Weg.
Was einen digitalen Prozess ausmacht
💡 Ein sauberer digitaler Prozess sorgt dafür, dass alles reibungslos läuft, von Anfang bis Ende. Das bedeutet, dass jeder Schritt im Geschäftsprozess durch automatisierte Abläufe unterstützt wird, um die Produktivität durch schnellere Bearbeitung und Fehlerfreiheit zu steigern.
Der Anfang ist dabei das auslösende Ereignis für den Geschäftsprozess und der Ende das abschließende Ereignis mit samt dem erwarteten Ergebnis. Schauen wir uns an, wie eine Automatisierung dabei digital unterstützt.
Was können automatisierten Abläufe sein?
Mit automatisierten Abläufen beschreiben wir vielfältige Optionen um einen Prozess zu optimieren:
- Management von Workflows in und zwischen Systemen
- Analyse von Eingabedaten
- Generierung und Berechnung von Ausgabedaten
- Versenden von E-Mails
- Ausgabe von Statistiken
Ein gutes praktisches Beispiel ist die Verarbeitung von Daten aus einem Onlineformular oder auch aus einem Bestellsystem, mit der Eingabe der Daten können Bestellbestätigungen an den Kunden, Aufträge im Lieferantensystem und Warenbestandsveränderungen automatisch in verschiedenen Systemen ausgelöst werden. Mit unserer Datendrehschreibe CLUE ist das sogar über Unternehmensgrenzen hinweg möglich.
Der optimale digitale Prozess läuft automatisch
Im Idealfall kann der digitalisierte Prozess für seine maximale Effizienz komplett automatisch ablaufen und braucht nur in Ausnahmefällen den menschlichen Eingriff. Aus unserer Erfahrung entstehen solche Prozesse am Besten in mehreren Schritten:
- Optimierung des bestehenden Prozesses
- Teilautomatisierung mit kontinuierlicher Verbesserung (KVP)
- Vollautomatisierung des gesamten Geschäftsprozesses
Die einzelnen Schritte werden dabei zum einen durch die notwendigen begleitenden organisatorischen Veränderungen im Arbeitsablauf und andererseits durch die oft überraschende Vielzahl an abhängigen Systemen und Geschäftsprozessen beeinflusst. Wir helfen hier gerne mit unserer Expertise!
Ein einfaches Beispiel für einen automatischen Arbeitsablauf ist zum Beispiel ein Bestellprozess für ein Ticket in einer mobilen Applikation - hier laufen Bestellung, Bezahlung und Lieferung digital gesteuert ab.
Welche Anforderungen bestehen für digitale Prozesse?
Lege den Fokus auf die folgenden drei Umsetzungsthemen, um einen guten digitalen Prozess zu erreichen:
- Identifiziere die Arbeitsschritte und den Ablauf im gesamten Geschäftsprozess: Finde heraus, was genau in deinem Arbeitsablauf passiert, Schritt für Schritt.
- Schaffe eine zentrale Steuerung (Workflow oder Orchestrierung) für den digitalen Prozess: Setze eine Art Prozess-Chef ein, der deinen Arbeitsablauf überwacht und steuert.
- Berücksichtige die Integration in abhängige, nicht-automatisierte Arbeitsabläufe: Denke daran, dass andere manuelle Abläufe trotzdem funktionieren müssen und sie gut mit den automatisierten Prozessen verknüpft sind.
Schauen wir uns die einzelnen Themen für die Umsetzung eines digitalen Prozesses an:
Identifiziere Anfang und Ende im Geschäftsprozess
Digitale Prozesse werden vom Anfang bis zum Ende " End-to-End" durch den intelligenten Einsatz von Technologie unterstützt. Dabei ist wichtig, den für die Digitalisierung ausgewählten Geschäftsprozess von abhängigen Arbeitsabläufen abzugrenzen.
Den Anfang im Prozessablauf bildet dabei ein initiales Ereignis, wie zum Beispiel der Eingang einer E-Mail oder ein Status in einem System. Das Ende eines Geschäftsprozesses ist wiederum ein bestimmtes Ereignis, wie beispielsweise die Buchung einer Zahlung. Wichtig ist: ein Geschäftsprozess führt immer zu bestimmten Ergebnissen, die für das Unternehmen relevant sind.
Steuere den digitalen Prozess zentral
Ist der gesamte Prozess identifiziert, dann ist die zentrale Steuerung des Ablaufs und die korrekte Verarbeitung der Daten der nächste Fokus. Für schnelle, fehlerfreie und ressourcenschonende digitale Arbeitsabläufe sind verbundene Systeme innerhalb des Unternehmens wichtig.
Schaffe einen durchgehenden Prozess durch die diverse System- beziehungsweise Lösungslandschaft und setze auf eine zentrale Steuerung, um Abläufe, Status und Fortschritt verfolgbar zu machen. Dafür eigenen sich Lösungen zur Workflowsteuerung, Prozessautomatisierung oder auch Gesamtlösungen wie unsere CLUE Digitalisierungsplattform.
Denke an ein nicht-automatisiertes Prozessumfeld
Wenn nur einzelne Geschäftsprozesse digitalisiert werden, dann ist es wichtig abhängige Abläufe zu betrachten und sicher zu stellen, dass ein digitaler Prozess gut in sein Umfeld integriert ist.
Dafür bieten sich beispielsweise für eine Weiterbearbeitung gut vorbereitete Ergebnisse, sowie eine aktive Information zur Bereitstellung an den nächsten Verantwortlichen an. Je besser der digitale Prozess in die bestehenden Abläufe im Unternehmen integriert ist, umso wahrscheinlicher wird der Fortschritt akzeptiert.
Unser Ziel ist es den Blick von der reinen Technologie auf gute Prozesse zu lenken und Unternehmen damit den einfachsten Zugang zu nachhaltiger Digitalisierung zu schaffen. Warum du einen guten Prozess vor der technologischen Lösung schaffen solltest, erfährst du über den nachstehenden Link auf unseren Blogbeitrag:
Lesetipp
Unser Fazit
Starte deine Digitalisierung mit einem abgegrenzten Geschäftsprozess, in dem du den gesamten Prozess digital unterstützt und einzelne Arbeitsschritte automatisierst. Stelle für abhängige und umgebende Arbeitsabläufe dabei sicher, dass notwendige Arbeitsergebnisse und Status in einer sinnvollen Form übergeben werden.
Tipp: Digitalisiere entlang von bestehenden Prozessen. Das bedeutet, dass abhängige Arbeitsabläufe von einem digitalen Prozess sich sehr gut für einen nächsten Digitalisierungsschritt eignen.
So schaffst du die besten Voraussetzungen für die erfolgreiche Digitalisierung deines Unternehmens.
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