Geschäftsprozesse besser analysieren

Die richtigen Dinge richtig tun.

Um einen guten digitalen Geschäftsprozess umzusetzen, ergeben sich viele Fragen - allerdings sind nicht alle technologischer Natur. Und so hilft es die Umsetzung eines digitalen Prozess als übergreifendes Projekt zu sehen und dabei fachliche wie technische Aspekte zu berücksichtigen.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir auf, wie die richtige Reihenfolge von Analyseschritten einen wesentlichen Beitrag für eine erfolgreiche Prozessanalyse leistet.

Fangen wir also an:

Warum ist die richtige Reihenfolge so wichtig?

Für die Analyse digitaler Prozesse gelten die gleichen Anforderungen wie für einen manuellen Prozess. Erst die korrekte Aneinanderreihung und ein optimaler Ablauf der einzelnen Arbeitsschritte führen zu einem guten Prozessablauf.

Das bedeutet beispielsweise, dass eine Prüfung von Inhalten vor der Weiterverarbeitung erfolgt oder dass Freigabeschritte an bestimmten Zeitpunkten im Prozess vorgesehen werden. Diese Freigaben sind z.B. Informationen aus einem anderen System.

Wird der Ablauf graphisch wie etwa in einem Flussdiagramm aufgezeichnet, so macht es den Prozess transparenter ihn tatsächlich mit wissenden Mitarbeitern durchzuspielen. Dazu reicht ein einfacher Zettel, auf dem im jeden Schritt die Änderungen und Informationen vermerkt werden. Oft ergibt sich so ein Augenöffner.

Wie kannst du vorgehen?

Setze auf eine gute Analyse deines bestehenden Geschäftsprozesses. Unterscheide dabei unterschiedliche Prozessteile, die für einen gelungenen Ablauf notwendig sind.

Damit meinen wir die verschiedenen Arbeitsschritte, die für den Prozessablauf notwendig sind. Wenn du den Ablauf betrachtest, dann stellst du sicher fest, dass es einen wichtigen Kern von Schritten gibt, die unbedingt notwendig sind um zum Ergebnis zu kommen und rundherum gibt es Schritte, die unterstützen und zur Fehlerfreiheit beitragen.

Unterstützende Schritte können dabei ganz eigenständige Teilprozesse sein. Wenn das der Fall ist, empfehlen wir dir diese separat zu analysieren und umzusetzen. Konzentriere dich zuerst auf die Hauptschritte, die den Kern deines Prozesses bilden.

Was empfehlen wir?

Für eine strukturierte Analyse sind wir von den folgenden drei Schritten im Analyseprozess überzeugt. Dabei verfolgen wir nicht nur die detaillierte Betrachtung, sondern haben auch schon die Umsetzung im Blick.

• Welche Arbeitsschritte sind minimal erforderlich, um zum gewünschten Ergebnis zu gelangen?
• Welche Arbeitsschritte sind für Fehlerkorrektur oder Qualitätssicherung wichtig?
• Welche Arbeitsschritte sind nur im Ausnahmefall notwendig?

Wenn du alle drei Bereiche abdeckst, dann bekommst du eine gut strukturierte Sicht auf deinen Geschäftsprozess und eine Übersicht wie alle Teilschritte zusammenarbeiten.

Fehlt da nicht etwas?

Bisher ist noch nicht das Wort IT oder Software gefallen. Das liegt daran, dass die Analyse beziehungsweise Grundlagenarbeit vor der technologischen Umsetzung durchgeführt wird. Wir sind überzeugt: "Technologie zaubert keine guten Prozesse". 

Schauen wir uns die drei oben genannten Empfehlungen an:

Im ersten Punkt geht es um die minimal erforderlichen Arbeitsschritte. Diese Schritte bilden das Gerüst für einen programmierten Workflow und den Ablauf des digitalen Prozesses.

Im zweiten Punkt identifizieren wir Hilfs- oder Prüfschritte. Mit diesen Schritten ergänzen wir das Gerüst für den minimalen Ablauf und machen ihn robuster und besser.

Im dritten Punkt fokussieren wir Ausnahmefälle. Deckt unser Prozess bis jetzt nur den Standardablauf ab, so kümmern wir uns nun um Sonderfälle in der Verarbeitung.

In dieser Reihenfolge gehen wir bei jeder Analyse bzw. Umsetzung eines digitalen Geschäftsprozesses vor. Wir sichern so einen effizienten Ablauf der einzelnen Arbeitsschritte.

Unser Fazit

Mit gut identifizierten Teilschritten und die Einordnung in ein optimale Reihenfolge im Prozessablauf, schaffst du die optimale Basis für einen digitalen Geschäftsprozess.

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