Anwendungsfälle für digitale Geschäftsprozesse
Effizienter Arbeiten mit intelligenten, digitalen Abläufen.
Automatisierte Prozesse: Warum sie nützen
Wir sind überzeugt, dass Unternehmen den größten Hebel in der intelligenten Prozessoptimierung besitzen, um wettbewerbsstark zu bleiben. Dabei unterstützen wir mit digitalen Geschäftsprozessen.
Was bedeutet das?
- Deine repetitiven und zeitintensiven Aufgaben werden automatisiert.
- Durch datenschutzkonforme KI werden Inhalte präzise analysiert.
- Mit lokalen privaten KI-Assistenten werden Ergebnisse vorbereitet.
- Notwendige Dokumentation wird erzeugt und zugänglich gemacht.
- Wichtige Arbeitsschritte und Abläufe werden zentral gesteuert.
- Der gesamte Prozess wird von Anfang bis Ende transparent nachvollziehbar.
Das Ziel der intelligenten Optimierung der Prozesse ist dabei einerseits die Produktivität zu steigern und andererseits wertvolle Ressourcen für wichtigere Aufgaben zu befreien.
Das bedeutet beispielsweise, dass Mitarbeiter von aufwendiger Dokumentation entlastet werden und stattdessen Zeit für gute Kundenbetreuung gewinnen.
Wie kann das Ergebnis einer Automatisierung aussehen?
Zum Einstieg haben wir zwei Beispiele für zwei typische digitale Prozesse vorbereitet:
- In einem Büro kann kann die intelligente Verarbeitung von E-Mails vom Eingangspostfach aus Fehler vermeiden, Doppelarbeit sparen und zeitaufwändige händische Arbeitsschritte reduzieren.
- In einer Kanzlei kann kann die digitale Prüfung von Verträgen die Bearbeitungszeit beschleunigen und präzise Details in großen Datenmengen analysieren.
Beides sind typische Prozesse, die in vielen Bereichen auftreten können und sich für beliebige Branchen anpassen lassen.
Schauen wir uns im nächsten Schritt konkrete Anwendungsfälle an.
Intelligent optimierte digitale Geschäftsprozesse
Viele Abläufe in Kanzleien, Praxen, Büros oder Agenturen laufen vergleichbar ab. Wir setzen daher auf einen Standardprozess als Basis und schaffen die individuell passende Lösung für jedes Unternehmen.
E-Mails automatisch verarbeiten
Digitaler Vorteil für: Kanzleien, Praxen, Büros, Agenturen
Ein Prozess beginnt oft mit einer E-Mail. Als erster Schritt ist herauszufinden was der Inhalt der E-Mail ist, dann wird über die weitere Bearbeitung entschieden. Falls die E-Mail Anhänge besitzt, werden auch diese gesichtet und berücksichtigt, wie der nächste Bearbeitungsschritt aussieht.
⚠ In E-Mail Postfächern stapeln sich oft viele unstrukturierte E-Mails, die einzeln nach Betreff und auf Inhalt gesichtet und dann schnell an die richtige Person zur Bearbeitung verteilt werden müssen. Die manuelle Bearbeitung verlängert sich, wenn sich relevante Informationen in Anhängen befinden.
✅ Unsere intelligente Optimierung der Verarbeitung macht die Beantwortung deutlich effizienter.
So kann ein guter digitaler Prozess z.B. für eine Kanzlei aussehen:
Stell dir vor, in deiner Rechtsanwaltskanzlei gehen täglich zahlreiche E-Mails ein, die von verschiedenen Mandanten, Gerichten und Behörden stammen. Diese E-Mails müssen sorgfältig gesichtet, zugeordnet und bearbeitet werden.
Dabei passiert es, dass mehrere Mitarbeiter dieselbe E-Mail lesen oder wichtige Informationen übersehen werden, was zu Fehlern oder Doppelarbeit führt. Das bedeutet, dass viel Zeit für das manuelle Sortieren, Weiterleiten und Archivieren dieser E-Mails aufgewendet wird – Zeit, die besser in die Bearbeitung des Falles und die Mandantenbetreuung investiert werden könnte.
Durch die Einführung einer intelligenten E-Mail-Verarbeitung im Büro kann dieser Prozess erheblich optimiert werden:
- Das intelligente System erkennt anhand von definierten Vorgaben, welche E-Mails Priorität haben, ordnet sie den richtigen Akten oder Verantwortlichen zu und stellt sicher, dass nichts doppelt bearbeitet oder vergessen wird.
- Gleichzeitig werden wichtige Informationen extrahiert und in den entsprechenden Mandantenakten gespeichert, sodass alle relevanten Daten stets griffbereit sind.
Dies reduziert nicht nur die händischen Arbeitsschritte, sondern verhindert auch Fehler und spart wertvolle Zeit. Das Kanzleiteam kann sich so auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren, während die E-Mail-Verarbeitung reibungslos und effizient im Hintergrund läuft. Die Kanzlei arbeitet dadurch präziser, schneller und schafft Raum für mehr produktiv verrechenbare Stunden.
Verträge digital prüfen & vergleichen
Digitaler Vorteil für: Kanzleien, Praxen, Büros
Die Prüfung von Verträgen ist aufwändig und erfordert präzises Arbeiten. Für gute Ergebnisse im Umgang mit großen Dokumenten ist hier saubere Arbeit mit entsprechendem Fachwissen und ein effizientes Vorgehen gefragt.
⚠ Ein manuelle Vertragsvergleich ist deshalb oft ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess, der vom Fachpersonal eine begleitende Dokumentation erfordert.
✅ Unsere intelligente Optimierung des Arbeitsablaufs mit einem digitalen Prozess kann hier entscheidend unterstützen.
So kann ein effizienter digitaler Prozess aussehen:
- Die zu vergleichenden Verträge werden digital erfasst und sofort geprüft. Das bedeutet, dass zuvor festgelegte Standards wie zum Beispiel rechtlich notwendige Angaben analysiert werden.
- Parallel werden die Verträge inhaltlich miteinander verglichen. Dabei werden Abweichungen oder problematische Klauseln werden automatisch markiert, sodass möglicher Anpassungsbedarf sofort ersichtlich wird.
- Zusätzlich werden gleich passende Alternativen für den Anpassungsbedarf vorgeschlagen, so dass die Überarbeitung sehr effizient ablaufen kann.
- Begleitend wird das Vorgehen dokumentiert und priorisierte Fragelisten als Unterstützung für die weitere Abstimmung zusammengestellt. So wird der komplette Prozess von Anfang bis zum Ende effizient unterstützt.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Zeit und Fokus wird für die persönliche Beratung frei, während der digitale Prozess mit datenschutzkonformer KI-Unterstützung sicherstellt, dass kein Detail übersehen wird.
Indem Verträge digital geprüft und verglichen werden, wird wertvolle Zeit gewonnen, die in eine präzisere persönliche Beratung des Kunden investiert werden kann.
Vertriebstätigkeiten digital unterstützen
Digitaler Vorteil für: Büros, Agenturen
Ein guter Kundenkontakt ist umsatzrelevant und erfordert eine gute Dokumentation. Für gute Ergebnisse im Umgang mit Kunden ist effizientes Arbeiten mit individueller Ansprache wichtig.
⚠ Eine manuelle Erfassung von Kundenanfragen durch Vertriebsmitarbeiter ist oft langsam und wenig im Kundenbetreuungsprozess integriert. Als Folge sind Details für eine gute Kundenbetreuung nicht umfassend verfügbar.
✅ Die kompetente individuelle Ansprache des Kunden nach Unternehmensstandards ist eine Visitenkarte in der Kundenbetreuung. Ein begleitender digitaler Prozess sorgt für kompetente Kundenbetreuung durch alle Verkaufsphasen.
Unsere Vertriebsautomatisierung steigert die Qualität von schnellen Antworten erheblich.
- Vertriebsmitarbeiter können auf standardisierte Textbausteine zugreifen und diese personalisieren, um Kunden individuell anzusprechen.
- Darüber hinaus werden automatisch die relevanten Unterlagen zugeordnet, um den Verkaufsprozess reibungslos zu gestalten. Dies spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Qualität der Kundenkommunikation.
- Gleichzeitig erfolgt die Dokumentation und Ablage in allen relevanten Systemen des Unternehmens. So bleibt der Verkaufsprozess transparent.
- Zusätzlich können relevante Mitarbeiter bequem per E-Mail über den Status oder den erfolgreichen Abschluss des Prozesses informiert werden.
- Unsere intelligente Lösung kann vor- oder nachfolgende Arbeitsschritte in bestehenden Systemen enthalten und natürlich mit der automatischen Mailverarbeitung kombiniert werden.
Die zentrale datenschutzkonforme Aufnahme von Kundendaten für eine qualifizierte Betreuung im Vertriebsprozess ist wichtig für den laufenden Kundenprozess, bietet Anknüpfungspunkte für Up- und Cross-Selling, ermöglicht Auswertungen und die Steuerung der Vertriebstätigkeit.
Die Qualität der Kontaktaufnahme und Erfassung nützlicher Kundeninformationen hängt oft von zeitintensiven manuellen Arbeitsschritten ab. Ein digitaler Geschäftsprozess ermöglicht hier einen deutlich effizienteren Ablauf, indem er diese Schritte automatisiert und optimiert. So werden relevante Daten schneller und präziser erfasst, was die Basis für eine effektive Kundenbetreuung deines Unternehmens schafft.
Lesetipp
Zeitauswertungen automatisch erstellen, formatieren & verteilen
Digitaler Vorteil für: Büros, Agenturen
Für die Verrechnung nach Aufwand wird die Zeit meistens in einem für das Unternehmen individuellen Zeiterfassungssystem dokumentiert. Für die eigentliche Rechnungslegung an Auftraggeber, Förderungsnachweisen sowie für die unterschiedlich geforderten Formate bleibt oft nur die aufwändige manuelle Übernahme in die gewünschte Form.
⚠ Die händische Übertragung von Daten ist dabei anfällig für Fehler und ein mühsamer Zeitaufwand für gut bezahlte Ressourcen.
✅ Unsere automatisierte Zeitauswertung ermöglicht sekundenschnelle Verarbeitung mit präziser Prüfung.
So kann ein automatisierter digitaler Prozess aussehen:
- Ausgehende Leistungsnachweise werden aus dem Ausgangssystem des Unternehmens im gewünschten Format generiert.
- Die Leistungsnachweise werden als Anhang oder freigegebener Link automatisch mit der Rechnung versendet.
- Gleichzeitig erfolgt die Dokumentation und Ablage in allen relevanten Systemen des Unternehmens.
- Zusätzlich können relevante Mitarbeiter bequem per E-Mail über den erfolgreichen Abschluss des Prozesses informiert werden.
Wir erledigen auch nahtlos die Prüfung von eingehenden Leistungsnachweisen
Bei eingehenden Zeitnachweisen erfolgt eine automatische Prüfung gegen das beauftragte Angebot, und bei Abweichungen kann ebenfalls automatisch reagiert werden. Alle diese Prozesse sind über unsere zentrale Datendrehscheibe CLUE verbunden, was den Rechnungsprozess für die Mitarbeiter erheblich vereinfacht.
Lesetipp
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