Was sind digitale Geschäftsprozesse?

Wenn du es nicht einfach erklären kannst, hast du es nicht gut genug verstanden. A. Einstein

Digitale Prozesse sind automatisierte Abläufe, die technologisch unterstützt und durch softwaregesteuerten Datenaustausch wesentlich bestimmt werden. Das Ziel dabei ist es, die Geschäftsabläufe effizienter zu gestalten und die Arbeitsbelastung zu verringern.

Im Wesentlichen geht es darum, Informationen digital zu erfassen, zu verarbeiten und zu speichern. Dabei ist der Wechsel von manuellen zu digitalen Prozessen in den letzten Jahren immer wichtiger geworden, um mit optimierten Arbeitsabläufen das Unternehmen produktiver zu machen. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) bieten digitale Prozesse einen guten Hebel dafür.

Im Gegensatz zu traditionellen Papierprozessen erfolgen digitale Prozesse vollständig elektronisch, das bringt zwei entscheidende Vorteile: Sie liefern vorhersehbare und analysierbare Ergebnisse - was Unternehmen dabei hilft, fundierte Entscheidungen zu treffen und ihre Leistung zu verbessern.

Lesetipps

Mehr zu intelligent automatisierten, digitalen Geschäftsprozessen schreiben wir regelmäßig in unserem Blog mit hilfreichem CXO Wissen. Lies gerne rein!

Und was ist ein automatisierter Prozess?

"Automatisierter Prozess" bezieht sich speziell auf Geschäftsprozesse, die im Ganzen oder in einzelnen Teilschritten automatisiert wurden, das heißt, sie wurden so gestaltet, dass sie ohne menschliches Eingreifen ablaufen können.

Automatisierung ist ein Teil der digitalen Transformation, aber nicht alle digitalen Prozesse sind automatisiert.

Oft werden die Begriffe "digitale Prozesse" und "automatisierte Prozesse" austauschbar verwendet, insbesondere wenn es um die Verbesserung von Betriebsabläufen durch Technologie geht. Dennoch ist "digitale Prozesse" der allgemeinere Begriff und wird daher auch von uns verwendet.

Wie kann intelligente Prozessoptimierung für digitale Geschäftsprozesse aussehen?

Schauen wir uns als Beispiel den aufwändigen Prozess der Vertragsprüfung an: für gute Ergebnisse ist hier saubere Arbeit mit entsprechendem Fachwissen und ein effizientes Vorgehen gefragt.

Ein manuelle Vertragsvergleich ist oft ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess, der auch eine begleitende Dokumentation erfordert.

✅ Eine intelligente Optimierung des Arbeitsablaufs mit einem digitalen Prozess kann hier entscheidend unterstützen.

So kann der digitaler Prozess aussehen:

  • Die zu vergleichenden Verträge werden digital erfasst und sofort geprüft. Das bedeutet, dass zuvor festgelegte Standards wie zum Beispiel rechtlich notwendige Angaben analysiert werden.
  • Parallel werden die Verträge inhaltlich miteinander verglichen. Dabei werden Abweichungen oder problematische Klauseln werden automatisch markiert, sodass möglicher Anpassungsbedarf sofort ersichtlich wird.
  • Zusätzlich werden gleich passende Alternativen für den Anpassungsbedarf vorgeschlagen, so dass die Überarbeitung sehr effizient ablaufen kann.
  • Begleitend wird das Vorgehen dokumentiert und priorisierte Fragelisten als Unterstützung für die weitere Abstimmung zusammengestellt. So wird der komplette Prozess von Anfang bis zum Ende effizient unterstützt. 

Die Vorteile liegen auf der Hand: Zeit und Fokus wird für die persönliche Beratung frei, während der digitale Prozess mit datenschutzkonformer KI-Unterstützung sicherstellt, dass kein Detail übersehen wird.
So gewinnt das Unternehmen wertvolle Zeit, minimiert Risiken und bietet seinen Kunden eine präzisere Beratung.

Prozess Vertragsprüfung & mehr

Die automatisierte Prüfung von Verträgen lässt sich ebenso auf andere Vergleichsprozesse anwenden. Das bedeutet, dass auch Dokumente wie Angebote, Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen sauber wie effizient in einen digitalen Geschäftsprozess integriert werden können. So wird die Dokumentenprüfung nicht nur schneller, sondern auch zuverlässiger und komfortabler gestaltet.

Lesetipps

Weitere Anwendungsfällen und wichtige Infos zur Sicherheit von digitalen Geschäftsprozessen findest du in den nachfolgenden Links

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